[ กลับไปหน้าแรก ]
การเตรียมการประชุม
ก่อนการประชุม เลาขานุการต้องเตรียมการประชุมล่วงหน้า ในเรื่องต่อไปนี้
1. การจัดทำระเบียบวาระการประชุม การจัดทำระเบียบวาระการประชุมนั้น
ผู้ปฏิบัติงานเลขานุการควรสอบถามประธานว่ามีเรื่องอะไรจะแจ้งให้ที่ประชุมทราบหรือเสนอที่ประชุม
เพื่อทราบหรือเพื่อพิจารณาบ้าง มีเอกสารอะไรประกอบการประชุมบ้าง
เสร็จแล้วจึงมาจัดทำระเบียบวาระการประชุม อาจจะทำ ดังนี้
ระเบียบวาระการประชุม คณะกรรมการ..........................
ครั้งที่........./.............(ปี)
วันที่..........................................(วัน เดือน ปี)
ณ....................................................................(สถานที่)
...............................
ระเบียบวาระที่ 1 เรื่องที่ประธานแจ้งให้ทราบ
ระเบียบวาระที่ 2 เรื่องรับรองรายงานการประชุมครั้งที่....... / ...........
ระเบียบวาระที่ 3 เรื่องสืบเนื่องจากการประชุมครั้งก่อน
ระเบียบวาระท 4 เรื่องเสนอเพื่อทราบ
ระเบียบวาระที่ 5 เรืองเสนอเพื่อพิจารณา
ระเบียบวาระที่ 6 เรื่องอื่นๆ (ถ้ามี)
2. การกำหนดวันประชุม บุคคลสำคัญที่ควรสอบถามก่อนว่าจะสะดวกที่จะประชุมในวันที่เท่าใด คือ ประธาน
การกำหนดวันประชุมควรกำหนดล่วงหน้าไว้ไม่น้อยกว่า 10 วัน เพื่อให้มีเวลาเตรียมเอกสารประกอบการประชุมและ
ทำหนังสือเชิญประชุมให้ถึงผู้ที่จะมาประชุมไม่น้อยกว่า 7 วัน จะได้มีเวลาศึกษาเอกสาร เตรียมข้อมูลเอกสารต่าง ๆ
เว้นแต่เป็นการประชุมเรื่องด่วน
3. การจัดทำเอกสารประกอบการประชุม ในการประชุมถ้าหากมีเอกสารใดที่ผู้ประชุมจะต้องรับทราบ หรือพิจารณา
จะต้องเตรียมเอกสารนั้นเพื่อแจกทุกคน
4. การเชิญประชุม ทำหนังสือเชิญมาประชุม ตามกำหนด ณ สถานที่ สิ่งที่ส่งมาด้วย 3 อย่าง คือ
4.1 ระเบียบวาระการประชุม
4.2 รายงาน (หรือบันทึก) การประชุมครั้งก่อน)
4.3 เอกสารประกอบการประชุม
5. การจัดเตรียมเบี้ยประชุม ควรแจ้งให้เจ้าหน้าที่การเงินทราบกำหนดการประชุม
และเตรียมเบิกจ่ายค่าเบี้ยประชุมไว้ล่วงหน้า
6. การจัดเตรียมห้องประชุม ต้องจัดเตรียมไว้ให้พร้อมที่จะประชุมได้ โดยจัดที่สำหรับประธาน
เลขานุการ กรรมการอื่น ๆ และผู้เข้าร่วมประชุม (ถ้ามี)